SEGNALAZIONI WHISTLEBLOWING
Emissione: 21.03.2025
Il sistema di whistleblowing di Suolificio ELEFANTE S.r.l., aggiornato al D.lgs. 24/2023 in
materia di “Protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante
disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni
normative nazionali”, è stato messo a tua disposizione.
Quali sono i canali di segnalazione?
Suolificio ELEFANTE S.r.l. ha messo a disposizione per la segnalazione interna [1] di condotte
illecite da parte dei dipendenti, collaboratori, amministratori, membri degli organi sociali, e
terze parti (cd. whistleblowers) i seguenti canali:
a. Canale prioritario: l’invio della segnalazione a mezzo di raccomandata a/r all’attenzione del
Gestore dei canali di segnalazione, nelle persone di Severini Simone e Menichelli Giuseppina,
presso la sede della società, in C.da Grazie Fiastra, CAP 62020 Loro Piceno (MC). In questo caso, il
segnalante avrà cura di inserire la segnalazione in due buste chiuse: la prima con i propri dati
identificativi unitamente alla fotocopia del proprio documento di riconoscimento; la seconda con il
contenuto oggetto della segnalazione, in modo da separare i propri dati identificativi dalla
segnalazione. Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno
la dicitura “Riservata al Gestore dei canali di segnalazione”;
b. Canale alternativo: l’utilizzo della linea telefonica riservata: +39 335 1096978, attiva dal lunedì
al venerdì, dalle ore 8,00, alle ore 12,00, interagendo direttamente con il Gestore dei canali di
segnalazione. Il segnalante potrà, altresì, richiedere apposito incontro diretto con il Gestore delle
segnalazioni per effettuare di persona la propria segnalazione. Durante la conversazione il
segnalante è libero di rivelare o non rivelare la propria identità. Resta inteso che la segnalazione
anonima non consente, per sua natura, l’integrale attuazione delle disposizioni previste dal D.lgs n.
24/2023;
c. Canale suppletivo e residuale: il segnalante può inserire la segnalazione cartacea nelle cassette
dedicate rese disponibili da Suolificio ELEFANTE S.r.l., in luoghi riservati dell’Azienda.
Attraverso tali canali, il Segnalante può anche richiedere un incontro diretto con il Gestore della
segnalazione individuato da Suolificio ELEFANTE S.r.l..
Cosa puoi segnalare?
Non esiste una lista tassativa dei potenziali illeciti che puoi segnalare. In linea generale i fatti e/o i
comportamenti da te segnalati devono avere la potenzialità di minare l’integrità e l’etica aziendale,
devono riguardare violazioni, (i.e. di comportamenti, atti od omissioni) che consistono in illeciti
amministrativi, contabili, civili o penali, condotte illecite rilevanti ai sensi del D.lgs. 24/2023 [2]
Mediante questi canali, dunque, puoi segnalare:
illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea o nazionali indicati nell’Allegato del D.lgs. 24/2023, ovvero degli atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione Europea indicati nell’Allegato alla Direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nell’allegato del D.lgs. 24/2023, relativi in ogni caso ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e
dei sistemi informativi;
• b. atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea;
• c. atti od omissioni riguardanti il mercato interno, comprese le violazioni delle norme dell’Unione Europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché le violazioni delle norme in materia di imposte sulle società;
• d. atti o comportamenti, che pur non rientrando espressamente nei punti precedenti, potenzialmente possono vanificare l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione Europea regolanti i settori indicati nei punti precedenti. Non puoi però segnalare tramite questo canale questioni di carattere personale, o relative alla disciplina del rapporto di lavoro o rapporti con il tuo superiore gerarchico o con i tuoi colleghi.
Sono altresì fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali forme di abuso, quali la diffamazione, le segnalazioni manifestamente opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il denunciato o altri soggetti, e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione dell’istituto oggetto della presente procedura.
Chi riceverà e indagherà la tua segnalazione?
La tua segnalazione verrà ricevuta dal Gestore della segnalazione, individuato da Suolificio ELEFANTE S.r.l. in soggetti dotati di requisiti di competenza e professionalità, nonché specificamente formati per l’assunzione di questo compito. Una volta che hai segnalato, si aprirà un’indagine interna per accertare i fatti oggetto della tua segnalazione. Cerca dunque di effettuare segnalazioni che siano il più possibile circostanziate e offrano il maggior numero di elementi al fine di permettere agli organi deputati di operare le verifiche necessarie. Se la tua segnalazione riguarda il Gestore della segnalazione, puoi comunque effettuare la tua segnalazione. In questo caso essa sarà aperta e indagata solo dall’organo amministrativo della società, a garanzia della tua riservatezza e del corretto svolgimento di indagini interne.
Dopo avere segnalato, potresti chiedere di essere contattato/a da chi ha preso in carico lasegnalazione per integrare la Tua segnalazione con chiarimenti, approfondimenti, documenti o altro, sempre nel rispetto della tua riservatezza e a garanzia di un’efficace gestione della procedura.
Compatibilmente con le esigenze di confidenzialità delle indagini interne e del loro esito, verrai tenuto/a aggiornato/a sul corso della procedura.
Una volta effettuata la segnalazione, è tutelata la mia riservatezza?
Suolificio ELEFANTE S.r.l. si impegna affinché coloro che hanno effettuato segnalazioni rilevanti, nella ragionevole convinzione fondata su elementi di fatto, non siano oggetto di alcun tipo di ritorsione. Sono, infatti, state previste specifiche misure a tutela del Segnalante, affinché non sia oggetto di ritorsioni, discriminazioni o, comunque, penalizzazioni connesse alla segnalazione. Tali garanzie consistono da un lato, nel divieto di ritorsioni per le segnalazioni effettuate posto in capo al datore di lavoro, e dall’altro, nel regime di nullità degli atti ritorsivi eventualmente subiti in violazione di tale divieto.
[1] Le segnalazioni possono essere effettuate mediante l’utilizzo del canale esterno messo a
disposizione dall’ANAC, in presenza dei presupposti di legge.
[2] Per maggiori informazioni in relazione alle tematiche che possono essere oggetto di
segnalazione, prendi visione del D.lgs. 24/2023, disponibile in Gazzetta Ufficiale.
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TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Ogni trattamento dei dati personali connesso alla gestione dei canali di segnalazione deve essereeseguito a norma del GDPR.
Suolificio ELEFANTE S.r.l. nella gestione dei canali di segnalazione è qualificato dalla normativa “titolare del trattamento” e pertanto:
1. allinea, fin dalla progettazione, ogni operazione ai principi di protezione dei dati personali fissati dall’art. 5 e dall’art 25 del GDPR, in riferimento alla procedura di segnalazione, alle modalità adottate ed alle connesse attività di trattamento dei dati personali;
2. adotta le misure di sicurezza previste per garantire la riservatezza e la sicurezza dei dati trattati all’interno delle segnalazioni raccolte (art 32 del GDPR);
3. esegue una Valutazione di Impatto sulla Protezione dei Dati Personali (c.d. DPIA, art. 35 delGDPR);
4. rende edotti i segnalanti riguardo le procedure previste per effettuare le segnalazioni e predispone l’informativa sul trattamento dei dati personali del segnalante, degli interessati oggetto delle segnalazioni e di eventuali terzi coinvolti (art 13 e 14 del GDPR) e la procedura di 5. designa come “responsabili del trattamento” eventuali fornitori esterni che trattano dati personali per loro conto;
6. definisce una procedura cancellazione dei dati personali, nel rispetto dell’obbligo di conservazione di non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione. I diritti privacy possono essere esercitati con la mediazione dell’Autorità Garante nei limiti di quanto previsto dall’articolo 2 undecies del Codice della Privacy.La segnalazione del whistleblower è sempre sottratta all’accesso documentale.La Direzione Aziendale esercizio dei diritti degli interessati;
